In una contabilità cloud, le riconciliazioni non hanno un unico verificatore stabilito dalle fonti qui richiamate. La verifica va quindi assegnata nel processo dell’impresa: un incaricato raccoglie movimenti e documenti, il responsabile interno chiarisce i fatti gestionali conosciuti dall’organizzazione e lo studio di commercialisti esamina con l’impresa le eccezioni e le informazioni necessarie per le valutazioni contabili del caso concreto.
La regola operativa utile è distinguere chi prepara, chi chiarisce e chi verifica la chiusura delle differenze. Il cloud può rendere i documenti condivisibili, ma non sostituisce questa assegnazione. Se una voce resta senza documento o spiegazione, il compito non è forzare un abbinamento: è mantenerla visibile, attribuire una richiesta precisa e completare il riscontro con le informazioni disponibili.
In sintesi
- Le fonti su fatturazione elettronica e conservazione non individuano un soggetto unico obbligato a verificare tutte le riconciliazioni.
- L’impresa può assegnare la raccolta dei movimenti, dei documenti e dei chiarimenti a un incaricato identificabile nel proprio flusso operativo.
- Il responsabile interno è il riferimento per le informazioni gestionali che non risultano dal solo estratto conto o dalla singola fattura.
- Lo studio di commercialisti può esaminare con l’impresa le eccezioni e organizzare controlli periodici coerenti con documenti e registrazioni da valutare.
- Fatturazione elettronica, conservazione e riconciliazione sono piani distinti: la disponibilità di un file non chiude da sola una differenza di riconciliazione.
Chi deve verificare una differenza aperta
La riconciliazione è un controllo interno che mette in relazione un movimento disponibile con la documentazione e con le informazioni che possono spiegarlo. Poiché nessuna delle fonti fornite attribuisce questa attività a un solo ruolo, la scelta del verificatore dipende da come l’impresa organizza il proprio lavoro e da chi può fornire il riscontro necessario.
Un addetto amministrativo, il titolare o un collaboratore incaricato può presidiare la preparazione: rende disponibili estratti conto, fatture emesse e ricevute, note di credito, ricevute e annotazioni sui movimenti. Non gli viene chiesto di trasformare una voce incerta in una voce chiusa: il suo compito è rendere controllabile ciò che è già disponibile e segnalare ciò che manca.
Il titolare, l’amministratore o un responsabile interno interviene quando serve una spiegazione sul fatto gestionale. Può indicare, per esempio, se un pagamento riguarda più documenti, un anticipo, un rimborso o un trasferimento. Questa conferma è distinta dalla raccolta materiale del documento: sapere dove si trova una fattura non equivale a conoscere il motivo di un movimento.
Lo studio di commercialisti può svolgere una verifica professionale del flusso concordato con l’impresa: esamina le eccezioni documentate, chiede integrazioni e aiuta a definire come trattare le differenze ai fini delle registrazioni da valutare nel caso concreto. Non è una sostituzione delle informazioni che solo l’impresa possiede; è un presidio sul modo in cui quelle informazioni vengono raccolte, lette e sottoposte a verifica.
Questa ripartizione è un criterio organizzativo, non una regola normativa desunta dalle disposizioni citate. Per essere utile, va formalizzata in modo semplice: una persona prepara, una persona risponde ai chiarimenti e una persona verifica che le eccezioni abbiano una risposta documentata o restino aperte per ulteriore esame.
Caso tipo: un bonifico non coincide con una fattura
Si immagini un’impresa che, a fine periodo, trova un bonifico in estratto conto di importo diverso da una fattura ricevuta. Il caso non va risolto scegliendo automaticamente il documento con importo più vicino. L’incaricato raccoglie il movimento, la fattura disponibile e le eventuali note di credito o ricevute. Il responsabile interno chiarisce se il pagamento è parziale, cumulativo o riferito a un accordo non leggibile dalla sola causale.
A questo punto lo studio di commercialisti può esaminare con l’impresa i documenti disponibili e individuare quale informazione manca per valutare la registrazione. Se non emerge una spiegazione sufficiente, la voce resta un’eccezione assegnata: nel fascicolo del periodo si annotano il movimento, i documenti collegati, il referente del chiarimento e il punto ancora da verificare.
Lo stesso percorso è utile per incassi non identificati, pagamenti che sembrano coprire più fatture, possibili duplicazioni o note di credito non ancora collegate. Il risultato del controllo non è necessariamente una risposta immediata: è una situazione leggibile, con elementi disponibili e richiesta ancora aperta. Approfondisci come organizzare documenti, costi e responsabilità nella contabilità in cloud.
Fatturazione elettronica, conservazione e contabilità: cosa cambia per chi controlla
La fatturazione elettronica riguarda emissione, trasmissione e ricezione delle fatture nel perimetro previsto dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015. Per le operazioni considerate dalla disposizione tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, le fatture sono emesse elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio e secondo il formato richiamato dalla norma. Gli operatori possono avvalersi di intermediari per la trasmissione, mediante accordi tra le parti, restando ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione.
Per la riconciliazione, la fattura elettronica è quindi un documento da rendere disponibile e da confrontare con il movimento e con le informazioni del periodo. La sua presenza nel flusso documentale non identifica da sola il verificatore della riconciliazione né spiega automaticamente il collegamento con un incasso o un pagamento.
La conservazione digitale è un’attività ancora distinta. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida. Inoltre, il D.Lgs. 127/2015 disciplina una specifica previsione per fatture elettroniche e documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate.
Nel processo aziendale conviene perciò verificare separatamente tre domande: quale fattura elettronica è disponibile, quale documento rientra nel sistema di conservazione adottato e quale evidenza spiega il movimento oggetto di riconciliazione. Mescolare queste domande rende più difficile capire chi debba fornire un chiarimento e quale controllo sia ancora necessario.
Il punto di controllo da concordare con il commercialista
Un controllo periodico funziona quando il fascicolo del periodo è leggibile per tutti i soggetti coinvolti. Può contenere l’estratto conto, la prima nota disponibile, le fatture emesse e ricevute, le note di credito, le evidenze di incasso o pagamento e un elenco delle differenze aperte. Per ogni differenza bastano indicazioni essenziali: documento disponibile, spiegazione richiesta, referente e stato della verifica.
È utile coinvolgere lo studio quando non è chiaro chi debba raccogliere i documenti, le eccezioni aumentano, più persone accedono alle stesse informazioni o le differenze vengono chiuse senza una spiegazione verificabile. Una prima lettura può partire da un periodo recente, da alcuni documenti rappresentativi e dall’indicazione di chi oggi prepara, chiarisce e controlla. Leggi come organizzare il passaggio della contabilità in cloud mantenendo documenti e controlli.
Se il flusso attuale non rende distinguibili questi ruoli, lo studio può esaminare documenti e modalità operative e definire con l’impresa cosa raccogliere, chi svolge ciascuna attività e quali verifiche mantenere. Richiedi una consulenza contabile indicando il tema da affrontare, i documenti disponibili e l’urgenza: il nostro studio di commercialisti ricontatterà l’impresa per definire la verifica iniziale.
Commenti
Commenti e domande dei lettori
Puoi leggere gli interventi pubblicati. Se vuoi aggiungere una domanda pertinente, apri il modulo: sarà visibile solo dopo moderazione.
Lascia un commento