Portare fatture e contabilità in cloud può rendere più ordinato lo scambio di documenti, ma richiede di distinguere emissione delle fatture elettroniche, conservazione dei documenti e controllo contabile. Il punto non è scegliere un archivio online: è definire quali dati servono, chi li verifica e come vengono gestite le eccezioni prima delle scadenze.
La fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio è disciplinata dal D.Lgs. 127/2015; lo stesso articolo prevede che gli intermediari possano trasmettere le fatture, ferme restando le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione. Per il flusso interno può quindi essere utile concordare ruoli, raccolta documentale e controlli con il commercialista.
Governance amministrativa: cosa cambia nei flussi cloud
La governance amministrativa riguarda il modo in cui fatture, documenti di supporto, estratti conto e prima nota diventano disponibili per la contabilità. In un flusso cloud, il caricamento del file è solo un passaggio: occorre poter capire a quale operazione si riferisce il documento, se manca un elemento utile alla registrazione e chi deve risolvere l'eccezione.
Un'impostazione proporzionata può distinguere tre momenti: raccolta delle fatture e dei documenti disponibili, verifica delle incongruenze da chiarire e condivisione periodica dei dati utili al commercialista. Questo metodo organizzativo non sostituisce le responsabilità del soggetto che emette la fattura né la verifica del caso concreto.
Fatturazione elettronica: trasmissione, ricezione e responsabilità
L'articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 disciplina la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, nel formato previsto dalla norma. Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, il testo dispone l'emissione esclusiva di fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio, con le condizioni previste dalla disposizione.
Nel lavoro quotidiano, la fatturazione elettronica va tenuta distinta dalla successiva lettura contabile del documento. Una fattura emessa o ricevuta non indica da sola se siano già disponibili tutti i riferimenti utili per classificare l'operazione, collegarla ai documenti interni o verificarne il pagamento. Questi sono controlli amministrativi da progettare in base all'attività e ai documenti effettivamente disponibili.
Conservazione digitale: perché non coincide con un archivio cloud
La conservazione dei documenti informatici è un tema separato dalla semplice disponibilità del documento in una cartella cloud. L'articolo 44, comma 1-ter, del Codice dell'amministrazione digitale stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida.
Il D.Lgs. 127/2015 prevede inoltre che gli obblighi di conservazione si intendano soddisfatti, alle condizioni indicate dalla disposizione, per fatture elettroniche e documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall'Agenzia delle entrate. Per l'impresa, la verifica pratica consiste nell'individuare quale servizio o processo gestisce la conservazione e quali documenti vi rientrano, senza dedurlo dalla sola presenza di copie online.
Ruoli e controlli con il commercialista
La condivisione in cloud funziona meglio quando impresa e commercialista hanno un perimetro operativo chiaro. L'impresa può segnalare documenti mancanti, incassi, pagamenti e variazioni da esaminare; il commercialista può organizzare la lettura contabile e i controlli concordati. L'intermediario può essere impiegato per la trasmissione delle fatture elettroniche, ma la fonte normativa mantiene la responsabilità del cedente o prestatore.
È utile definire anche la gestione degli accessi: chi può caricare, consultare o modificare informazioni amministrative e chi riceve le richieste di chiarimento. Accessi e deleghe vanno valutati in relazione agli strumenti utilizzati e al caso concreto, evitando di condividere documenti personali o riservati al di fuori di un canale sicuro concordato.
Il controllo contabile parte dalle eccezioni
Un flusso ordinato non richiede che ogni documento sia trattato allo stesso modo. Richiede invece di rendere visibili le eccezioni che possono impedire una lettura completa della contabilità: una fattura senza documentazione di supporto disponibile, un incasso non ancora collegato, un pagamento da chiarire o una variazione che richiede una verifica.
Per ciascuna eccezione è opportuno indicare il documento disponibile, la persona o funzione che può chiarirla e il momento entro cui riesaminarla. Così la contabilità in cloud non diventa un deposito di file, ma un flusso nel quale le informazioni mancanti restano riconoscibili e possono essere affrontate con il commercialista.
Caso tipo: fatture in cloud e riconciliazione da verificare
Caso tipo ipotetico. Un'attività condivide con il commercialista le fatture elettroniche emesse e gli estratti conto. Nel periodo considerato risultano due fatture emesse; un incasso è completo e l'altro è parziale. La verifica non stabilisce effetti fiscali o legali: serve soltanto a mostrare come rendere visibile una differenza da chiarire nella contabilità.
Esempio aritmetico illustrativo. Gli importi sono ipotetici. Le fatture emesse sono pari a euro 1.200 ed euro 800, per un totale di euro 2.000. Gli incassi rilevati sono euro 1.200 ed euro 500, per un totale di euro 1.700. Il saldo da verificare è quindi euro 300.
| Voce | Importo ipotetico |
|---|---|
| Fattura elettronica 1 | euro 1.200 |
| Fattura elettronica 2 | euro 800 |
| Totale fatture | euro 2.000 |
| Incasso 1 | euro 1.200 |
| Incasso 2 | euro 500 |
| Totale incassi | euro 1.700 |
| Saldo da verificare | euro 300 |
In questo scenario, il passaggio operativo è raccogliere il riferimento dell'incasso parziale e sottoporlo alla verifica concordata, anziché considerare il documento semplicemente archiviato. Il saldo di euro 300 deriva da euro 2.000 meno euro 1.700.
Quando coinvolgere lo studio
Coinvolgere lo studio è utile quando la migrazione in cloud lascia irrisolti documenti sparsi, ruoli non chiari, fatture elettroniche da collegare alle registrazioni o riconciliazioni con eccezioni aperte. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio da concordare.
Per il primo contatto, descrivi la situazione, l'urgenza e l'elenco dei documenti disponibili. Fatture, estratti conto, cedolini, dati personali o altri documenti riservati vanno trasmessi soltanto dopo il contatto, attraverso un canale sicuro concordato con lo studio. Per informazioni generali è disponibile la pagina contatti.
In sintesi
- La fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio è distinta dalla lettura contabile dei dati e dei documenti disponibili.
- Un intermediario può trasmettere fatture elettroniche, ma la responsabilità del cedente o prestatore resta ferma secondo il D.Lgs. 127/2015.
- La conservazione digitale va verificata separatamente dall'archiviazione di copie in cloud.
- Quando opera un obbligo di conservazione, l'articolo 44 del CAD richiama autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati.
- Ruoli, accessi, eccezioni e riconciliazioni sono aspetti organizzativi da definire con il commercialista sul flusso reale dell'attività.
Approfondisci: Audit della fatturazione e governance dei processi cloud: come presidiare il rischio operativo amministrativo.
Fonti e riferimenti
- D.Lgs. 127/2015, art. 1 — fatturazione elettronica, Sistema di Interscambio e conservazione nei casi previsti dalla disposizione.
- D.Lgs. 82/2005, art. 44 — requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici.
Se devi migrare, riordinare o far dialogare fatture, banche, prima nota e scadenze, indica il processo da gestire, i volumi e la criticità attuale per valutare una presa in carico.
Domande e chiarimenti
Spunti utili sul tema
Alcune osservazioni frequenti aiutano a capire quando l'argomento merita una valutazione professionale.
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