Mettere le fatture in cloud rende i documenti più accessibili, ma non significa avere una contabilità realmente governata. Un archivio raccoglie file; una gestione contabile governata collega invece fatture elettroniche, documenti di supporto, registrazioni, estratti conto, riconciliazioni, accessi e scadenze in un flusso con responsabilità chiare.
Per imprese, professionisti e amministrazioni, la differenza è concreta: il cloud può rendere disponibile il dato, mentre il commercialista o lo studio di commercialisti lo inserisce in un processo di lettura, verifica e presidio. La tecnologia supporta il lavoro condiviso, ma non sostituisce il piano dei conti, la valutazione dei documenti, il controllo delle eccezioni né la responsabilità di chi emette una fattura.
In sintesi
- Un archivio cloud consente di raccogliere e ricercare documenti, ma non stabilisce da solo se il fascicolo è completo.
- La fatturazione elettronica riguarda emissione, trasmissione e ricezione secondo il canale previsto; non coincide con l’intera contabilità.
- La conservazione riguarda requisiti propri dei documenti informatici e non va confusa con il semplice caricamento in una cartella condivisa.
- La contabilità governata assegna ruoli, collega documenti e registrazioni e prevede controlli periodici, incluse le riconciliazioni.
- Il commercialista progetta e presidia il flusso: il software può agevolare la raccolta, non prendere decisioni contabili al posto suo.
Archiviare fatture in cloud: utile, ma con un perimetro limitato
L’archiviazione risolve un primo problema: evitare che fatture, note di credito, ricevute o documenti bancari restino in caselle e-mail, chat e cartelle locali non coordinate. Se il documento è nominato in modo coerente, associato al fornitore o al cliente e disponibile allo studio, la ricerca è più semplice e lo scambio si riduce a un luogo condiviso.
Questo vantaggio non produce automaticamente una registrazione contabile corretta o una situazione aggiornata. Una fattura caricata può essere duplicata, priva dell’ordine o del documento che ne spiega la natura, non collegata al pagamento o non segnalata come eccezione. Anche una cartella ordinata non decide quale conto utilizzare, se un documento è stato ricevuto nel periodo utile per le elaborazioni o se occorre chiedere un chiarimento.
Per questo è utile distinguere tre piani. Il primo è il caricamento: il file è disponibile. Il secondo è la fatturazione elettronica: il D.Lgs. 127/2015 disciplina l’emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio nel proprio ambito. Il terzo è la contabilità: il professionista collega il documento ai dati, alle registrazioni e alle verifiche previste dal flusso amministrativo. Confondere questi livelli porta spesso a scoprire i documenti mancanti solo quando servono dati aggiornati o si avvicina una scadenza.
Leggi anche cosa cambia tra archivio cloud delle fatture e contabilità governata.
Fatturazione elettronica e conservazione: due funzioni diverse dall’archivio
La fatturazione elettronica non è una semplice scansione della fattura né un PDF caricato in cloud. Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione attraverso il Sistema di Interscambio e nel formato indicato dalla norma. Il soggetto emittente può avvalersi di intermediari per la trasmissione, ma la fonte precisa che le responsabilità restano ferme in capo a chi effettua la cessione o la prestazione.
La conservazione è un ulteriore piano. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura per quanto conservato autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le Linee guida. Non basta quindi dedurre la conformità dalla sola presenza del file in un servizio cloud: occorre capire quale processo di conservazione è applicato ai documenti interessati e quali ruoli o fornitori vi partecipano.
Nel lavoro quotidiano, la distinzione evita due equivoci. Il primo è ritenere che un documento trasmesso o ricevuto elettronicamente sia già pronto per ogni elaborazione contabile. Il secondo è considerare la disponibilità online equivalente alla conservazione. Il commercialista può verificare con l’impresa come vengono raccolti i documenti, quali documenti seguono un processo di conservazione e dove sono gestite eventuali deleghe, senza trasformare il sito in assistenza tecnica a un software omonimo.
Contabilità governata: il dato diventa verificabile
La contabilità governata aggiunge regole di lavoro all’archivio. Prima si definisce quali documenti entrano nel fascicolo e chi li invia; poi si stabilisce come il dato viene letto e registrato; infine si confrontano periodicamente registrazioni e movimenti disponibili, per individuare documenti da integrare o anomalie da chiarire. L’obiettivo non è promettere l’assenza di errori, ma rendere il controllo tempestivo e comprensibile.
Un esempio tipico è il costo di un fornitore: la fattura elettronica può essere disponibile, ma il fascicolo contabile resta incompleto se mancano un documento di supporto rilevante per il caso, l’indicazione del centro di costo utile al piano dei conti o l’evidenza del pagamento quando serve alla riconciliazione. Il cloud rende questi elementi condivisibili; la governance definisce chi li controlla, chi chiarisce l’eccezione e quando il dato può essere utilizzato nelle registrazioni.
Approfondisci come controllare documenti, costi e responsabilità nella contabilità in cloud.
Flusso documentale: dal file alla verifica periodica
- Raccolta e classificazione. L’impresa mette a disposizione fatture emesse e ricevute, note di credito, documenti relativi agli acquisti, estratti conto e prima nota disponibile. Ogni documento viene associato a un soggetto, a un periodo e, quando utile, a una pratica o a un centro di costo.
- Accessi e responsabilità. Si individuano chi può caricare, consultare o trasmettere documenti, quali deleghe sono attive e a chi segnalare un dato incompleto. Questo limita gli scambi dispersi e consente allo studio di sapere quale interlocutore coinvolgere.
- Registrazioni e richieste di chiarimento. Il commercialista esamina il fascicolo secondo il piano dei conti e le informazioni disponibili. Se un documento non è leggibile, è duplicato o non è sufficiente a inquadrarlo, l’eccezione viene restituita a chi può integrarla.
- Riconciliazione e controllo. A intervalli concordati si confrontano le registrazioni con estratti conto, incassi, pagamenti e documenti disponibili. Le differenze non sono una prova di irregolarità: sono elementi da verificare prima che il dato venga utilizzato per decisioni o adempimenti.
Questo percorso è particolarmente utile prima di una migrazione, di un cambio di abitudini amministrative o quando i documenti esistono ma arrivano allo studio in momenti diversi. Un primo coinvolgimento del commercialista è opportuno nella progettazione del flusso; un secondo diventa utile quando ricorrono documenti incompleti, differenze nelle riconciliazioni o dubbi su accessi e conservazione.
Quali documenti portare allo studio per una prima valutazione
Per esaminare il caso senza ricostruzioni inutili, è utile preparare un campione recente di fatture emesse e ricevute, note di credito, estratti conto, prima nota disponibile, l’elenco delle persone che intervengono nella gestione e una breve descrizione di come oggi documenti e informazioni arrivano al commercialista. Se esistono, sono utili anche l’elenco degli accessi o delle deleghe, le regole interne di denominazione dei file e gli esempi di eccezioni che rallentano il lavoro.
Alessio Ferretti & Partners STP S.r.l., come studio di commercialisti, può esaminare attività, documenti, responsabilità e punti di controllo per impostare una gestione condivisa di fatture e contabilità in cloud. Il confronto iniziale serve a distinguere ciò che è già ordinato da ciò che richiede una regola operativa, una verifica o un chiarimento.
Richiedi un'analisi iniziale indicando il tema da affrontare, i documenti disponibili e l’urgenza: lo studio potrà definire il perimetro della verifica iniziale.
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