Per controllare una fattura ricevuta da un fornitore non basta trovarla nel cloud: occorre collegarla a un ordine o a una richiesta di acquisto, alla consegna di beni o all’evidenza del servizio svolto e ai dati presenti nella fattura. Il controllo produce tre esiti operativi: corrispondenza documentata, dato mancante da integrare oppure eccezione da assegnare. Cambiano l’esito il riferimento dell’ordine, il periodo, il fornitore, la descrizione, le quantità o l’evidenza della consegna.
La fatturazione elettronica, il caricamento in cloud, la conservazione e il controllo contabile sono passaggi diversi. Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, il D.Lgs. 127/2015 individua il Sistema di Interscambio per trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche; la presenza di un file in una cartella cloud non dimostra invece, da sola, che ordine e consegna siano stati confrontati. Il controllo di abbinamento è un metodo organizzativo utile per rendere il dato disponibile al lavoro amministrativo e al commercialista.
Dal documento ricevuto alla decisione operativa
Il punto di partenza è una scheda di controllo associata alla singola fattura ricevuta. Non deve replicare tutta la contabilità: deve rendere rintracciabili i dati che consentono di capire se il documento può entrare nel flusso di registrazione o se richiede un chiarimento. Per ogni fattura, raccogli riferimento e data del documento, anagrafica del fornitore, periodo dell’operazione, riferimento a ordine o incarico e prova interna della consegna o dell’esecuzione.
Il passaggio risolutivo consiste nel confrontare prima l’oggetto dell’acquisto e il periodo, poi i riferimenti documentali disponibili. Se ordine e consegna individuano la stessa fornitura descritta in fattura, la scheda può riportare “corrispondenza documentata”. Se la fattura indica una prestazione ma manca l’evidenza del servizio o il referente non riconosce l’ordine, l’esito corretto è “eccezione aperta”: la fattura resta identificata, ma non viene scambiata per un controllo concluso. Se esistono più documenti di consegna per un unico ordine, la scheda deve elencarli e segnalare se la fattura li ricomprende tutti o soltanto in parte.
Questo criterio evita un errore ricorrente: usare la data di caricamento come sostituto della data di ricezione, della consegna o dell’accettazione interna. Le date possono coincidere, ma svolgono funzioni informative differenti nel flusso. Mantenerle separate permette di ricostruire quale passaggio manca e a chi assegnarlo.
Confronto delle alternative
La scelta non è tra “controllare” o “non controllare”, ma tra livelli di evidenza proporzionati al tipo di acquisto e all’eccezione emersa.
- Ordine, consegna e fattura disponibili. Segnale favorevole: riferimenti coerenti, oggetto comparabile e periodo riconoscibile. Rischio: considerare concluso il controllo senza indicare chi lo ha svolto. Conseguenza operativa: registrare l’esito, il responsabile e la data del confronto nella scheda della fattura.
- Fattura e ordine disponibili, consegna o evidenza del servizio assente. Segnale favorevole: l’acquisto è identificabile, ma l’esecuzione non è ricostruibile dal fascicolo. Rischio: confondere un ordine autorizzato con una consegna verificata. Conseguenza operativa: aprire un’eccezione verso il referente interno o il fornitore e conservare nella scheda il riferimento alla richiesta inviata.
- Fattura disponibile senza ordine riconoscibile. Segnale favorevole: fornitore, periodo e oggetto possono comunque aiutare la ricerca. Rischio: attribuire la spesa a un acquisto diverso o lasciare una duplicazione non spiegata. Conseguenza operativa: cercare incarico, richiesta, contratto o conferma interna prima di classificare il documento come controllato.
- Più consegne, una fattura o più fatture. Segnale favorevole: i documenti riportano riferimenti che permettono un raccordo. Rischio: associare automaticamente tutti i documenti allo stesso acquisto. Conseguenza operativa: usare una riga per ciascuna consegna o prestazione e annotare quale parte della fattura è supportata da ciascuna evidenza.
La matrice non stabilisce effetti fiscali né sostituisce la valutazione del caso. Serve a evitare che un documento presente nel sistema venga trattato come già verificato quando l’abbinamento tra ordine e consegna è ancora incompleto.
Fatturazione elettronica, conservazione e controllo contabile
La fatturazione elettronica riguarda il canale e il formato indicati dalla disciplina applicabile: l’articolo 1, comma 2, del D.Lgs. 127/2015 prevede il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle entrate, per trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche relative a operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato. Questo dato aiuta a distinguere il documento ricevuto dal controllo interno che collega quel documento alla fornitura.
Anche la conservazione ha un perimetro proprio. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema assicura autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di quanto conserva secondo le Linee guida. Non è una procedura di abbinamento obbligatoria fra ordine, documento di consegna e fattura: perciò la scheda di controllo va progettata come strumento di lavoro, non presentata come effetto automatico della conservazione.
Nel flusso di contabilità e fatture in cloud, una soluzione ordinata è tenere insieme collegamenti e responsabilità: chi acquisisce la fattura, chi conferma ordine e consegna, chi apre e chi chiude l’eccezione, chi rende disponibile il fascicolo per le registrazioni. Per approfondire la distinzione tra ruoli, riconciliazioni e documenti, può essere utile chiarire i problemi della contabilità e delle fatture in cloud prima della consulenza.
Accessi, ruoli e passaggio al commercialista
Gli accessi al cloud devono riflettere le attività assegnate: chi carica o consulta una fattura non deve per questo essere indicato come chi ne ha confermato la consegna. Quando un rapporto concreto configura la designazione di un responsabile del trattamento, la guida del Garante ricorda che l’atto deve essere un contratto o altro atto giuridico e disciplinare le materie previste. La qualifica non deriva automaticamente dall’uso di un servizio cloud o dal rapporto con il commercialista.
Conviene coinvolgere lo studio quando le eccezioni si ripetono, quando documenti e riferimenti non permettono di ricostruire la catena ordine-consegna-fattura oppure quando occorre ridisegnare responsabilità e flusso prima delle registrazioni periodiche. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può prendere in carico il confronto documentale fra fatture ricevute, evidenze di ordine e consegna e flusso di prima nota, per individuare quali dati mancano e come assegnare i controlli nel caso concreto.
Per una prima valutazione senza impegno, descrivi la situazione, l’urgenza, il periodo interessato e l’elenco dei documenti disponibili, senza inviare allegati riservati nel primo messaggio; le modalità di trasmissione possono essere concordate dopo il contatto.
Commenti
Commenti e domande dei lettori
Puoi leggere gli interventi pubblicati. Se vuoi aggiungere una domanda pertinente, apri il modulo: sarà visibile solo dopo moderazione.
Lascia un commento