Questa pagina consolida il tema del preventivo per la contabilità in cloud in un’unica decisione: distinguere il lavoro iniziale di riordino dalla gestione periodica. I volumi contano, ma un’offerta è leggibile solo se indica quali documenti arrivano, con quale continuità e quali attività devono essere svolte dall’impresa e dallo studio.
Il cloud rende possibile condividere dati e documenti, ma non sostituisce la definizione del piano dei conti, delle responsabilità, delle riconciliazioni e dei controlli. Per le operazioni comprese nell’ambito dell’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, la fatturazione elettronica utilizza il Sistema di Interscambio; caricamento, conservazione e registrazione contabile restano piani operativi distinti.
In sintesi
- Indica il periodo a cui si riferiscono i volumi e separa avvio, recupero documentale e lavoro periodico.
- Distingui fatture emesse, fatture ricevute, note di variazione, documenti esterni al flusso e movimenti bancari.
- Fai emergere le eccezioni: chiarimenti mancanti, pagamenti non abbinati, documenti tardivi e accessi da aggiornare.
- Chiarisci chi raccoglie i dati, chi verifica le anomalie e chi approva le informazioni necessarie alle registrazioni.
- Verifica separatamente fatturazione elettronica, disponibilità dei file in cloud, conservazione e controllo contabile.
La decisione che cambia il perimetro del preventivo
Prima di confrontare le proposte, occorre capire se il flusso è già utilizzabile oppure se richiede una fase di ricostruzione. Un’attività periodica presuppone documenti disponibili, ruoli noti e una modalità stabile per fornire chiarimenti. Se questi elementi mancano, il preventivo deve rendere visibile il lavoro di riordino invece di confonderlo con la gestione ordinaria.
Il dato decisivo non è quindi il solo numero di documenti. Cambiano il perimetro la frequenza con cui arrivano le fatture, il numero di conti o carte da leggere, la presenza di incassi e pagamenti da associare, le informazioni necessarie per classificare le operazioni e le eccezioni ricorrenti. La conseguenza operativa è semplice: i dati vanno consegnati per tipologia e processo, non come totale indistinto.
Dati e volumi da comunicare allo studio
Per ottenere una prima lettura utile, indica il periodo interessato e i volumi indicativi di fatture attive, fatture passive, note di variazione e documenti che arrivano da canali diversi. Specifica poi quali dati finanziari sono disponibili, quali soggetti interni forniscono chiarimenti e se esiste una prima nota da verificare.
Serve anche descrivere la qualità del flusso. Una fattura disponibile può richiedere un riferimento interno, un’informazione sulla commessa o un chiarimento sul pagamento. Questi elementi non sono dettagli accessori: permettono di capire se il documento può essere trattato nel ciclo ordinario oppure se genera una lavorazione ulteriore.
Fatturazione elettronica, cloud e conservazione: cosa non sovrapporre
Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, nei casi previsti dalla norma, le fatture sono emesse esclusivamente in formato elettronico utilizzando il Sistema di Interscambio. Un intermediario può intervenire nella trasmissione attraverso accordi tra le parti, ma restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua l’operazione.
La disponibilità di un file in cloud è invece una modalità di condivisione: non dimostra da sola che il documento sia stato registrato o controllato. La conservazione va valutata separatamente. Quando la legge prescrive obblighi di conservazione, l’articolo 44 del D.Lgs. 82/2005 richiede che il sistema assicuri, per quanto conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida. Per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso SdI e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, l’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 disciplina il soddisfacimento degli obblighi di conservazione.
Questa distinzione aiuta a delimitare il preventivo: chi prepara e trasmette i dati, chi monitora gli esiti, quale sistema di conservazione viene utilizzato e quali controlli contabili sono inclusi. Per il quadro dei ruoli nel flusso condiviso, consulta chi controlla registrazioni e scadenze nella contabilità in cloud.
Errore da correggere: usare il numero di documenti come unico criterio
Due imprese con lo stesso numero di fatture possono richiedere attività diverse. La prima può fornire documenti completi e movimenti già riconoscibili; la seconda può accumulare richieste di chiarimento, pagamenti parziali, incassi aggregati o documenti tardivi. Trattare i due flussi come equivalenti rende poco chiaro cosa sia incluso nella proposta.
Un preventivo leggibile distingue almeno le attività ricorrenti dalle eccezioni. Può includere l’acquisizione dei documenti, le registrazioni, la prima nota, la disponibilità dei dati bancari, le riconciliazioni, i controlli concordati e la gestione delle informazioni necessarie alle scadenze. La presenza di una voce in proposta non dimostra però, da sola, che il servizio risponda al flusso concreto: occorre verificare responsabilità, frequenza e limiti operativi.
Percorso di correzione per un flusso incompleto
- Ricostruisci il punto di ingresso. Elenca i canali da cui arrivano fatture, ricevute, estratti conto e chiarimenti e associa a ogni canale un responsabile interno.
- Separa l’ordinario dalle eccezioni. Individua documenti senza informazioni sufficienti, movimenti senza abbinamento e dati ricevuti oltre il ciclo previsto.
- Attribuisci i controlli. Definisci chi segnala le anomalie, chi fornisce il chiarimento e chi verifica il completamento della registrazione o della riconciliazione.
- Rivedi accessi e interlocutori. Indica chi può caricare, consultare, modificare o esportare dati e come vengono comunicate le variazioni di ruolo.
Il segnale di urgenza è l’impossibilità di ricostruire con continuità la relazione tra documento, informazione di supporto e movimento finanziario. In questa situazione è utile delimitare prima il recupero iniziale e solo dopo la gestione periodica.
Come leggere le attività incluse e quelle da concordare
Nel confronto tra proposte, verifica che le voci siano attribuite a un soggetto: impresa, studio o altro interlocutore del flusso. In particolare, controlla se sono esplicitati raccolta documentale, configurazione o revisione del piano dei conti, registrazioni, prima nota, riconciliazioni, gestione delle anomalie, accessi e interlocutori autorizzati.
La conseguenza pratica è evitare che un’attività necessaria resti senza responsabile. Il commercialista progetta e presidia il processo contabile digitale; gli strumenti supportano la raccolta e la condivisione dei dati, ma non sostituiscono la verifica del flusso, la lettura delle informazioni e l’attribuzione delle responsabilità.
Quando coinvolgere il commercialista
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro della consulenza contabile: documenti disponibili, attività da attribuire, eccezioni, accessi e controlli del lavoro condiviso in cloud. La valutazione serve a definire un perimetro operativo leggibile, senza promettere un risultato predeterminato.
Per una prima valutazione senza impegno, indica situazione, urgenza, volumi indicativi e l’elenco dei documenti disponibili, come fatture, estratti conto e prospetti di prima nota. Le modalità di trasmissione di eventuali documenti riservati possono essere concordate dopo il contatto.
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