Per chiedere un preventivo per fatture e contabilità in cloud non basta indicare quanti documenti vengono caricati online. La proposta deve delimitare il lavoro da svolgere: volumi e tipologie di fatture, qualità delle informazioni disponibili, fatturazione elettronica, conservazione, prima nota, movimenti bancari, controlli, accessi e responsabilità. Solo così è possibile confrontare perimetri di servizio realmente simili.
Il punto decisivo è separare ciò che l’impresa rende disponibile da ciò che lo studio deve verificare, registrare o gestire come eccezione. Un archivio in cloud facilita la condivisione, ma la contabilità richiede comunque documenti leggibili, informazioni contestuali e un flusso concordato con il commercialista.
In sintesi
- Indica il numero medio e i picchi di fatture emesse, ricevute, note di variazione e documenti non ricorrenti.
- Descrivi come avviene la fatturazione elettronica e chi presidia l’invio o la ricezione attraverso il Sistema di Interscambio.
- Distingui la disponibilità dei file dalla conservazione delle fatture elettroniche e dei documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio.
- Comunica chi prepara la prima nota, quanti conti o carte sono coinvolti e come vengono messi a disposizione i movimenti.
- Definisci accessi, soggetti autorizzati, tempi di consegna dei documenti e passaggi per gestire informazioni mancanti.
- Chiedi che attività ordinarie, controlli ed eccezioni siano indicate separatamente nella proposta.
Quali attività fanno cambiare il preventivo
Il volume documentale è un dato iniziale, non un preventivo completo. Vanno distinti almeno fatture emesse, fatture ricevute, note di variazione, documenti collegati agli acquisti e operazioni che richiedono chiarimenti. È utile segnalare anche i periodi in cui il numero di documenti aumenta: una gestione uniforme durante l’anno e una concentrazione di attività in pochi mesi richiedono una pianificazione diversa.
Conta anche il grado di preparazione del documento. Una fattura disponibile con gli elementi necessari alla registrazione può seguire il flusso concordato; una fattura priva di allegati, riferimenti interni o indicazioni sull’operazione può generare una richiesta di integrazione. Nel perimetro vanno quindi riportati i documenti che arrivano completi, quelli che l’impresa deve classificare e quelli per cui è prevedibile un confronto con lo studio.
Segnala fin dalla richiesta la presenza di beni strumentali, finanziamenti, rimborsi, carte aziendali, operazioni con soggetti non stabiliti in Italia o altri documenti non ricorrenti. Non serve inviare un fascicolo esteso: serve far emergere gli elementi che potrebbero richiedere una verifica specifica sul caso concreto.
Fatturazione elettronica: il dato da chiarire prima della proposta
La fatturazione elettronica non coincide con un semplice PDF caricato in una cartella. L’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 disciplina la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio e, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, prevede l’emissione esclusiva delle fatture elettroniche mediante tale sistema, nei termini e nelle condizioni previste dalla norma.
Per il preventivo è quindi utile indicare dove sono disponibili le fatture elettroniche, chi segue il flusso operativo, come vengono intercettate note di variazione e quali documenti richiedono un collegamento con informazioni ulteriori. Se si ricorre a un intermediario per la trasmissione, la norma ammette questa modalità tramite accordo tra le parti, mantenendo ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.
Le operazioni verso o da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato meritano una segnalazione distinta. L’articolo 1 prevede una trasmissione telematica dei dati con eccezioni specifiche, tra cui alcune operazioni documentate da bolletta doganale o da fatture elettroniche secondo le modalità indicate dalla disposizione. La qualificazione del singolo documento va verificata separatamente prima di includere attività e tempi nel servizio.
Conservazione: cosa va distinto dal caricamento in cloud
Nel preventivo conviene usare parole precise: caricamento, condivisione, gestione documentale e conservazione non descrivono necessariamente la stessa attività. Per tutte le fatture elettroniche e per i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio, l’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 stabilisce i casi in cui gli obblighi di conservazione previsti dalla disposizione richiamata si intendono soddisfatti.
Operativamente, la richiesta dovrebbe chiarire quali documenti sono fatture elettroniche transitate attraverso il Sistema di Interscambio, quali sono documenti di supporto e quali sono solo presenti in un archivio condiviso. Questa distinzione permette allo studio di capire quali verifiche documentali includere e quali informazioni chiedere all’impresa.
L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale riguarda il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, compresi indicizzazione e ricerca secondo le Linee guida. Se è coinvolta una pubblica amministrazione, il relativo contesto va segnalato; non è corretto estendere automaticamente questa disciplina alla gestione documentale di un’impresa privata.
Caso tipo: dal flusso di fatture alla proposta
Scenario operativo ipotetico. Una piccola impresa vuole organizzare fatture e contabilità in cloud con il commercialista. Emette e riceve fatture elettroniche, usa un conto bancario e una carta, conserva alcuni allegati fuori dall’archivio principale e deve chiarire alcune operazioni con fornitori non stabiliti in Italia. Il caso non presuppone un esito: mostra gli snodi che definiscono il perimetro della proposta.
- Volumi e documenti. L’impresa comunica una media mensile, i picchi stagionali, le note di variazione e la presenza di documenti non ricorrenti. Distingue le fatture già disponibili da quelle per cui mancano allegati o spiegazioni.
- Fatturazione elettronica e conservazione. Indica dove vengono reperite le fatture elettroniche, chi presidia il flusso attraverso il Sistema di Interscambio e quali documenti devono essere esaminati separatamente rispetto alla conservazione.
- Movimenti e controlli. Elenca conto, carta e frequenza con cui estratti conto o movimenti sono disponibili. Specifica inoltre chi chiarisce pagamenti cumulativi, incassi parziali e movimenti non associati con immediatezza a un documento.
L’errore da evitare è chiedere un prezzo basato solo sul numero di fatture. Nel caso tipo, la proposta deve rendere espliciti flusso ordinario, attività aggiuntive possibili, tempi di consegna e responsabilità per le informazioni da completare.
Prima nota, banche e riconciliazioni
La prima nota deve essere descritta come una sequenza di attività: raccolta dei movimenti, associazione con documenti disponibili, indicazione delle causali e gestione dei punti che richiedono chiarimenti. Va chiarito se l’impresa inserisce questi dati, se li prepara per lo studio oppure se richiede una presa in carico più ampia.
Per banche e carte, comunica il numero di rapporti, la disponibilità degli estratti conto, la frequenza di aggiornamento e l’eventuale presenza di movimenti da spiegare. La riconciliazione richiede un confronto tra movimento, documento e informazione sull’operazione; per questo pagamenti cumulativi, addebiti ricorrenti, prelievi e incassi parziali vanno segnalati prima della proposta.
Puoi approfondire l’organizzazione di ruoli e verifiche in Approfondisci: Contabilità e fatture in cloud: chi controlla registrazioni e scadenze?.
Accessi, ruoli e responsabilità nel lavoro condiviso
Il preventivo dovrebbe indicare quali ambienti contengono fatture, documenti di supporto e dati bancari, chi può consultarli e chi mantiene aggiornati gli accessi. Le credenziali non vanno trasmesse nella prima richiesta: è sufficiente descrivere gli strumenti e il livello di condivisione necessario per valutare il flusso.
Occorre inoltre assegnare i compiti: chi carica o rende disponibili i documenti, chi risponde alle richieste di chiarimento, chi segnala le eccezioni e con quale frequenza avviene il confronto. Il commercialista può valutare con l’impresa un processo di controlli e scambio dati; la responsabilità di rendere disponibili informazioni corrette e complete non può restare indefinita.
Se l’esigenza riguarda un passaggio da archivi dispersi a una gestione condivisa, consulta anche come migrare documenti, accessi e controlli.
Quando far valutare il caso allo studio
È opportuno coinvolgere lo studio prima di una migrazione, quando i documenti non sono ordinati, quando mancano accessi o movimenti, quando emergono operazioni non ricorrenti oppure quando una scadenza è vicina. Alcuni passaggi possono richiedere un professionista abilitato in base al caso concreto.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio: fatture elettroniche, documenti, registrazioni, riconciliazioni, accessi e controlli nel lavoro condiviso in cloud. Per la prima valutazione indica situazione attuale, urgenza, stima dei volumi, documenti disponibili, banche o carte coinvolte e principali eccezioni; trasmetti solo quanto necessario attraverso il canale indicato dal form.
Domande frequenti
Il numero di fatture è sufficiente per avere un preventivo?
No. Il volume è utile, ma la proposta deve considerare anche tipologie documentali, informazioni mancanti, prima nota, rapporti bancari, controlli e gestione delle eccezioni.
Un archivio cloud risolve anche la conservazione?
La disponibilità online e la conservazione vanno valutate separatamente. Per fatture elettroniche e documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio, la fonte individua i casi in cui gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti.
È necessario inviare subito tutte le fatture e gli estratti conto?
No. Per una prima lettura è preferibile indicare perimetro, urgenza, volumi, flussi e documenti disponibili. Eventuali documenti ulteriori vanno condivisi solo se necessari e attraverso il canale indicato.
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