Assegna ai dipendenti accessi limitati alle attività che svolgono davvero: raccolta, caricamento e consultazione dei documenti di propria competenza. Al commercialista assegna invece una consultazione completa dei dati e delle funzioni necessarie al controllo contabile; l’eventuale trasmissione delle fatture elettroniche va inclusa soltanto se le parti hanno concordato quel compito. Chi autorizza l’emissione, corregge un’anomalia o decide come trattare un documento deve restare identificabile nel flusso.
La scelta cambia in base a tre dati: quali fatture il dipendente deve trattare, se il commercialista opera anche come intermediario e quale processo di conservazione è stato adottato. Caricare un file in cloud, trasmettere una fattura elettronica e conservare un documento sono passaggi distinti: una matrice di accessi utile deve renderli leggibili senza usare credenziali condivise o attribuire a un utente poteri più ampi del compito assegnato.
Accessi da assegnare per ruolo e attività
La configurazione non parte dal nome del profilo disponibile in una piattaforma, ma dal documento e dalla decisione associata. Il dipendente che riceve una fattura di acquisto o un giustificativo deve poterlo inserire nel fascicolo di lavoro e segnalarne le informazioni mancanti. Non ha bisogno, per questa attività, di autorizzare l’invio di una fattura emessa o di modificare documenti già sottoposti a controllo.
| Ruolo | Accesso organizzativo consigliato | Confine operativo |
|---|---|---|
| Dipendente che raccoglie documenti | Caricamento e consultazione dei documenti assegnati; segnalazione di dati mancanti o duplicati. | Non conferma l’emissione, non cancella lo storico e non chiude da solo le eccezioni. |
| Referente amministrativo interno | Consultazione del fascicolo completo, preparazione delle bozze e verifica che fattura, documento di supporto e periodo coincidano. | L’autorizzazione finale segue la regola interna definita dall’impresa. |
| Commercialista | Consultazione delle fatture e dei documenti collegati, estrazione dei dati utili alle registrazioni e segnalazione delle incongruenze. | Le funzioni di trasmissione sono da attribuire solo se il relativo incarico è stato concordato. |
| Titolare o responsabile individuato dall’impresa | Presidio delle autorizzazioni, delle eccezioni rilevanti e della revisione periodica degli utenti abilitati. | Non deve coincidere necessariamente con chi carica ogni singolo documento. |
Questa ripartizione è un metodo professionale di controllo: evita che la stessa persona raccolga un documento, ne modifichi i dati e ne convalidi senza un passaggio riconoscibile. Quando un dipendente cambia mansione o cessa la collaborazione, il punto pratico è confrontare le attività ancora assegnate con il suo profilo e revocare gli accessi non più necessari.
Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, l’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione di fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio nel formato indicato dalla disposizione. Il commercialista può intervenire come intermediario attraverso accordi tra le parti; questo non rende però indistinto il ruolo di chi effettua l’operazione. È quindi utile documentare internamente chi prepara i dati, chi autorizza il documento e chi svolge l’eventuale invio.
Fatturazione elettronica e conservazione: tre piani da non confondere
Per assegnare correttamente gli accessi, separa l’archivio di lavoro dalla fatturazione elettronica e dalla conservazione. L’archivio di lavoro serve a raccogliere fatture, ordini, note spese ed estratti che rendono comprensibile l’operazione. La fatturazione elettronica riguarda invece il documento emesso o ricevuto nel relativo flusso. La conservazione riguarda il sistema destinato a mantenere, per quanto in esso conservato e quando la legge prescrive l’obbligo, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Di conseguenza, un dipendente può ricevere un accesso all’archivio operativo senza diventare responsabile del processo di conservazione. Allo stesso modo, il commercialista può consultare documenti e segnalare che manca un allegato senza dover usare l’utenza personale di un addetto interno. Se si usano funzioni diverse per archivio, trasmissione e conservazione, occorre indicare per ciascuna chi accede, con quale scopo e quale evidenza lascia dell’attività svolta.
Per approfondire il punto in cui il software lascia spazio alla verifica professionale, può essere utile la guida sui controlli nella contabilità in cloud oltre il software.
Flusso documentale per decidere un accesso
- Parti dal documento. Per ogni fattura, individua chi la riceve o la prepara, quali dati devono essere completati e quale documento di supporto può chiarire l’operazione.
- Collega l’azione al profilo. Al dipendente assegna inserimento o consultazione del fascicolo che gli compete; al referente interno assegna la verifica delle informazioni; al commercialista la lettura dei documenti e dei dati necessari al controllo concordato.
- Tratta l’eccezione separatamente. Una fattura priva di riferimento, un documento duplicato o una differenza con l’estratto conto non si risolve ampliando automaticamente gli accessi. Va segnalata a chi può ricostruire il passaggio e decidere la correzione.
- Rivedi il fascicolo e gli utenti. Prima delle verifiche periodiche, confronta gli utenti attivi con ruoli reali, documenti disponibili ed eccezioni aperte. Il risultato utile è sapere chi deve completare ciascun elemento, non soltanto vedere che il file è online.
Un caso tipico è quello del dipendente che carica una fattura ricevuta senza il documento che spiega la prestazione. L’accesso corretto gli consente di inserire il file e aprire una segnalazione; il referente amministrativo richiede o collega il documento mancante; il commercialista valuta il fascicolo completo nel lavoro contabile concordato. Se l’incarico comprende anche la trasmissione tramite intermediario, vanno distinti il mandato operativo e l’utente che autorizza il contenuto della fattura. Il fatto che cambierebbe questa scelta è proprio l’esistenza di quell’accordo e delle attività effettivamente affidate allo studio.
Quando coinvolgere il commercialista
Coinvolgi lo studio quando gli accessi già assegnati non permettono di ricostruire chi ha raccolto il documento, quale versione è stata usata per la fatturazione elettronica o quali elementi mancano alla registrazione e alla riconciliazione. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può confrontare la matrice degli utenti con il flusso effettivo di fatture, banche, prima nota e documenti di supporto, individuando le attività da assegnare e i controlli da lasciare al responsabile interno.
Nel contatto descrivi la situazione, l’urgenza e un elenco dei documenti disponibili, ad esempio fatture emesse o ricevute, estratti conto e prospetto degli utenti attuali. Le modalità di trasmissione dei documenti saranno concordate dopo il contatto. Richiedi una prima verifica per una prima valutazione senza impegno.
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