Per controllare periodicamente fatture elettroniche, registrazioni, scadenze e riconciliazioni non basta verificare che i file siano presenti in cloud. Occorre distinguere il documento trasmesso o ricevuto, il suo perimetro di conservazione, la lavorazione contabile, il confronto con i movimenti e le posizioni che richiedono un chiarimento. In questo modo l’impresa condivide dati ordinati e il commercialista può esaminare le eccezioni prima del riesame concordato.
Per imprese, professionisti e amministrazioni, il controllo è un flusso di lavoro: chi raccoglie i documenti, chi fornisce i riscontri, quali elementi restano aperti e quando il quadro viene sottoposto allo studio. Il cloud può rendere disponibile il materiale; non sostituisce la definizione del piano dei conti, la lettura del caso concreto né la responsabilità di chi emette la fattura.
In sintesi
- La fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio è distinta dalla successiva lavorazione contabile del documento.
- La conservazione riguarda un sistema che, per quanto conserva, assicura autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida richiamate dalla legge.
- Una registrazione da completare e un movimento da abbinare sono stati operativi diversi e vanno mantenuti visibili separatamente.
- Le scadenze interne servono a raccogliere documenti e chiarimenti; per le operazioni con soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato occorre verificare anche la disciplina specifica applicabile.
- Il commercialista presidia criteri contabili ed eccezioni; l’impresa rende disponibili documenti, riscontri e informazioni utili al periodo.
Fatture elettroniche: controllare il documento prima della lavorazione
Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, comprese le relative variazioni, l’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione esclusiva di fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio, nel formato richiamato dalla disposizione. Gli operatori possono utilizzare intermediari per la trasmissione, ma la norma mantiene la responsabilità in capo al soggetto che effettua la cessione o la prestazione.
Nel controllo del periodo è utile mantenere un elenco distinto per fatture emesse, ricevute e note di variazione. Per ogni riga, l’impresa può indicare controparte, riferimento interno, documento collegato e persona che può fornire chiarimenti. Non è una classificazione contabile automatica: è una base ordinata su cui il commercialista può valutare i dati disponibili.
La presenza di una fattura elettronica non chiude le attività successive. Il documento può essere disponibile, mentre mancano ancora un collegamento a una nota di variazione, un’informazione richiesta per la registrazione oppure un riscontro sul relativo movimento. Separare questi stati evita di trattare un file ricevuto come una posizione già definita.
Conservazione digitale: non confondere il perimetro documentale con l’archivio di lavoro
Quando la legge prescrive obblighi di conservazione, l’articolo 44, comma 1-ter, del D.Lgs. 82/2005 stabilisce che il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
L’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 dispone inoltre che gli obblighi di conservazione richiamati dalla norma si intendono soddisfatti per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, nei termini della disposizione.
Nel lavoro condiviso, una cartella cloud può restare lo spazio per raccogliere ordini, contratti, ricevute e richieste di chiarimento. Il controllo periodico deve però indicare separatamente quale sistema è usato per la conservazione e quali documenti rientrano nel relativo perimetro. Questa distinzione rende più chiaro cosa si sta consultando e cosa occorre sottoporre a verifica con lo studio.
Per distinguere i quattro piani di lavoro, consulta anche Approfondisci: la differenza tra archivio cloud, fatturazione elettronica, conservazione digitale e contabilità governata.
Registrazioni: trasformare i documenti in dati contabili verificabili
La registrazione è il passaggio in cui le informazioni disponibili vengono organizzate nel piano dei conti definito con il commercialista. Non coincide con l’arrivo della fattura né con la sua conservazione. Per questo il controllo del periodo dovrebbe far emergere le righe sulle quali mancano dati, collegamenti documentali o chiarimenti dell’impresa.
Un prospetto operativo può distinguere: documenti pronti per la lavorazione, documenti con informazioni da integrare e documenti sui quali lo studio deve esaminare un’eccezione. Per ciascuna posizione aperta è utile annotare il dato richiesto e il referente che può fornirlo, senza anticipare classificazioni quando le informazioni sono incomplete.
Se cambiano le modalità con cui arrivano fatture, incassi, pagamenti o documenti di supporto, il flusso va riesaminato. Il commercialista valuta come mantenere coerenti piano dei conti, raccolta documentale e controlli con l’operatività effettiva; alcuni passaggi possono richiedere un professionista abilitato in base al caso concreto.
Riconciliazioni: verificare abbinamenti e differenze
La riconciliazione mette a confronto movimenti, fatture, registrazioni e riscontri disponibili. Anche questo è un risultato distinto: una fattura può essere lavorata senza che sia ancora disponibile un movimento da collegare, mentre un movimento può richiedere un documento o una spiegazione prima dell’abbinamento.
Il controllo periodico può evidenziare tre gruppi: movimenti con documenti collegati, movimenti senza documenti o riscontri sufficienti e fatture senza un movimento ancora individuato. Per gli abbinamenti che coinvolgono più documenti, riportare tutti i riferimenti evita che il riesame si basi su un saldo privo del dettaglio utile.
Le differenze non vanno nascoste in un elenco generico. Vanno mantenute come eccezioni con descrizione, documenti disponibili, referente e momento di riesame. Lo studio può così valutare le registrazioni e i collegamenti nel contesto dell’attività, invece di ricevere solo documenti non ordinati.
Ruoli e attività da distribuire nel flusso sono approfonditi nella guida su chi verifica le riconciliazioni nella contabilità cloud.
Scadenze: distinguere il calendario interno dalle operazioni da verificare
Le scadenze interne sono date organizzative stabilite dall’impresa e dallo studio per raccogliere documenti, aggiornare le eccezioni e condividere il quadro del periodo. Non sostituiscono la verifica dei termini applicabili alla singola operazione.
Per le cessioni e prestazioni effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, l’articolo 1, comma 3-bis, del D.Lgs. 127/2015 disciplina la trasmissione telematica dei dati, con esclusioni espressamente previste. Per le operazioni effettuate dal 1° luglio 2022, la disposizione prevede l’uso del Sistema di Interscambio nel formato richiamato dal comma 2 e distingue i termini delle operazioni effettuate da quelli delle operazioni ricevute.
In particolare, la lettera a) collega le operazioni effettuate ai termini di emissione delle fatture o dei documenti che certificano i corrispettivi; la lettera b) prevede, per le operazioni ricevute, il quindicesimo giorno del mese successivo al ricevimento del documento comprovante l’operazione o all’effettuazione dell’operazione. Prima di inserire queste righe nel flusso ordinario, il commercialista verifica condizioni, esclusioni e dati del caso concreto.
Percorso diagnostico per il controllo del periodo
- Separare gli elenchi. Raccogliere fatture elettroniche, note di variazione, documenti di supporto, estratti conto e riscontri, senza usare un unico stato per tutto il materiale.
- Attribuire uno stato operativo. Segnalare per ogni riga se il documento è disponibile, se richiede un chiarimento per la registrazione, se è nel perimetro di conservazione da verificare oppure se attende un abbinamento di riconciliazione.
- Gestire le eccezioni. Per una riga aperta indicare il dato mancante, il referente, gli allegati già disponibili e il riesame previsto con lo studio.
- Condividere un quadro leggibile. Inviare al commercialista il prospetto del periodo con priorità e collegamenti documentali, così da concentrare il confronto sulle posizioni che richiedono una decisione.
Il percorso non sostituisce l’esame professionale. Serve a rendere ripetibile lo scambio di documenti e a far emergere prima le informazioni che il commercialista deve valutare.
Ruoli, accessi e confronto con il commercialista
Un flusso contabile cloud richiede ruoli comprensibili: chi emette o raccoglie i documenti, chi condivide estratti conto, chi risponde alle richieste di chiarimento e chi aggiorna l’elenco delle eccezioni. Gli accessi e le deleghe vanno riesaminati quando cambiano persone o modalità operative, mantenendo disponibili solo gli elementi necessari al lavoro assegnato.
Il commercialista progetta e presidia il flusso contabile digitale: definisce con l’impresa le informazioni utili, esamina le eccezioni e mantiene il collegamento tra documenti, registrazioni e verifiche periodiche. Acquistare o usare uno strumento non definisce da solo responsabilità, piano dei conti, riconciliazioni o controlli.
Quando le eccezioni si accumulano, gli accessi non sono chiari o il passaggio a un nuovo strumento modifica la raccolta documentale, una prima lettura con lo studio aiuta a delimitare attività, materiali disponibili e priorità del riesame.
Domande frequenti
Una fattura elettronica disponibile è già registrata e riconciliata?
No: disponibilità del documento, lavorazione per la registrazione e abbinamento con i movimenti sono passaggi distinti del controllo interno. Il prospetto del periodo deve rendere visibili gli elementi ancora da chiarire.
Una cartella cloud coincide con la conservazione digitale?
No. La cartella può organizzare il lavoro e i documenti di supporto. La conservazione riguarda il sistema che assicura, per quanto conserva, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo l’articolo 44 del D.Lgs. 82/2005.
Cosa consegnare allo studio per il controllo del periodo?
Fatture elettroniche, note di variazione, estratti conto, documenti di supporto e un elenco delle posizioni aperte con referente e chiarimento richiesto consentono allo studio di esaminare un quadro più leggibile.
Fonti e riferimenti
Richiedi un’analisi iniziale indicando attività svolta, documenti disponibili, persone coinvolte e urgenza. Il nostro studio di commercialisti ricontatterà l’impresa per definire la verifica iniziale.
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