No: un software per fatture in cloud, da solo, non basta a rendere verificabili le registrazioni contabili. Può raccogliere documenti, generare o ricevere fatture elettroniche e rendere disponibili dati allo studio; la verificabilità nasce però dal collegamento tra documento, operazione, periodo, registrazione, movimenti finanziari e gestione delle eccezioni. Se uno di questi elementi manca o non è spiegabile, il dato resta disponibile nel cloud ma non è ancora controllabile fino in fondo.
La distinzione pratica è tra quattro piani: caricamento di un file, fatturazione elettronica, conservazione e contabilità. Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 disciplina l’emissione tramite Sistema di Interscambio nel formato previsto. Questo flusso regolato non decide, però, se una registrazione rappresenti correttamente l’operazione né riconcilia da sé gli incassi, i pagamenti o le informazioni mancanti.
In sintesi
- Una fattura visibile in piattaforma prova che esiste un documento disponibile, non che ogni informazione utile alla registrazione sia stata esaminata.
- La fatturazione elettronica e la contabilità sono attività collegate ma diverse: l’emissione tramite Sistema di Interscambio non sostituisce il controllo della registrazione.
- La conservazione non coincide con una cartella cloud: il sistema di conservazione deve assicurare specifiche caratteristiche per ciò che vi è conservato.
- Una registrazione è più facilmente verificabile quando è possibile risalire al documento, al periodo, alla spiegazione dell’operazione e allo stato dell’eventuale controllo.
- Il software può supportare il flusso; responsabilità, ruoli e gestione delle eccezioni devono essere assegnati tra impresa e commercialista.
Fatturazione elettronica, conservazione e registrazioni: cosa cambia davvero
Nel perimetro indicato dal D.Lgs. 127/2015, per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, le fatture sono emesse esclusivamente in formato elettronico tramite Sistema di Interscambio. Il software può essere il punto operativo da cui predisporre o consultare il documento, ma non è il fatto tecnico che rende da solo una registrazione contabile verificabile.
La verifica contabile richiede una domanda ulteriore: la fattura disponibile descrive un’operazione che si riesce a collocare nel periodo corretto e a spiegare con le informazioni disponibili? Se la risposta è positiva, il documento può essere collegato alla registrazione e agli altri elementi del flusso. Se, invece, manca una causale chiara, un documento di supporto o un’informazione sull’operazione, la riga va mantenuta come eccezione da risolvere, non trattata come dato definitivamente chiuso.
Neppure l’uso di un intermediario trasferisce automaticamente il presidio dell’operazione. La norma consente agli operatori economici di avvalersi di intermediari, attraverso accordi tra le parti, per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio; restano tuttavia ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione. Nel flusso di contabilita e fatture in cloud è quindi utile distinguere chi prepara il documento, chi rende disponibili le informazioni sull’operazione e chi esamina le anomalie che incidono sulla registrazione.
La conservazione richiede un’altra verifica. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Un file presente in un archivio cloud non dimostra, per il solo fatto di essere consultabile, di essere stato conferito in un sistema che assicuri tali caratteristiche.
Per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, l’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 prevede che gli obblighi di conservazione richiamati dalla disposizione si intendano soddisfatti. Questa previsione riguarda conservazione e documenti nel suo perimetro: non è una conferma automatica della classificazione, della quadratura o della completezza delle registrazioni contabili.
Percorso diagnostico per rendere la registrazione ricostruibile
Il punto non è aggiungere controlli indistinti, ma seguire un percorso diagnostico quando una fattura è stata caricata o acquisita e deve entrare nel flusso contabile.
- Identificare l’oggetto da spiegare. Per ogni riga da esaminare, partire da fattura, nota di variazione o altro documento disponibile. Associare data del documento, controparte, descrizione dell’operazione e periodo a cui il dato deve essere riferito. Se il documento non permette di comprendere l’operazione, registrare l’informazione mancante come eccezione.
- Separare lo stato documentale dallo stato contabile. Indicare in modo distinto se il documento è presente, se è disponibile nel flusso di fatturazione elettronica, se rientra nella conservazione prevista e se la registrazione è stata esaminata. Quattro stati diversi evitano che il semplice caricamento venga scambiato per completamento del lavoro.
- Confrontare le relazioni che contano. Collegare la registrazione al documento e, quando l’operazione lo richiede, al movimento bancario o a un’informazione sul pagamento o sull’incasso. Un disallineamento non va eliminato con una modifica priva di spiegazione: va reso visibile, attribuito a chi può chiarirlo e riesaminato nel periodo concordato.
- Assegnare accessi e responsabilità. Stabilire chi inserisce i documenti, chi segnala le eccezioni, chi può correggere i dati e chi riceve il materiale per le verifiche. Accessi condivisi senza ruoli definiti possono rendere il flusso più rapido, ma non rendono riconoscibile chi ha fornito o aggiornato l’informazione.
Un errore frequente è usare un unico stato, ad esempio “caricato”, per documenti, registrazioni e pagamenti. In questo caso non è possibile capire se il problema riguarda l’assenza del documento, la sua interpretazione, il periodo, una registrazione non ancora esaminata oppure un movimento da riconciliare. Per approfondire l’organizzazione dei ruoli, può essere utile leggere come condividere le fatture con il commercialista in una contabilità cloud ordinata.
Quando coinvolgere il commercialista e come avviare la verifica
Quando coinvolgere lo studio. Le modalita di trasmissione degli eventuali documenti possono essere concordate dopo il contatto.
Quando coinvolgere lo studio. Le modalita di trasmissione degli eventuali documenti possono essere concordate dopo il contatto.
È opportuno coinvolgere lo studio quando non si riesce a ricostruire il collegamento tra documento e registrazione, quando le eccezioni si ripetono o quando una migrazione cambia archivi, accessi e modalità di scambio. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio, partendo dal flusso reale tra fatture, banca, prima nota, documenti disponibili e scadenze operative.
Per orientare la prima valutazione, descrivi la situazione, l’urgenza e l’elenco dei documenti già disponibili; per una fattura è utile indicare anche operazione e periodo interessato. Non occorre inviare materiale riservato prima del contatto: le modalità di trasmissione possono essere concordate dopo. L’obiettivo iniziale è individuare se lo scarto dipende dal documento, dal dato mancante, dalla configurazione del flusso o dalla registrazione da riesaminare.
Per una prima valutazione senza impegno, richiedi una prima verifica.
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