No: un software da solo non basta per tenere corrette contabilità e fatture in cloud. Può rendere più ordinata la raccolta dei file e più agevole lo scambio con lo studio, ma non può stabilire autonomamente se un documento è completo, quale chiarimento manca, chi deve risolvere un’eccezione o quando un dato è pronto per il flusso contabile. Servono regole condivise, responsabilità assegnate e controlli periodici.
La distinzione centrale è questa: fatturazione elettronica, conservazione e contabilità sono passaggi collegati, ma non coincidono. Confonderli porta a pensare che un file ricevuto, visualizzato o caricato in cloud sia già un dato contabile verificato.
In sintesi
- Nel perimetro previsto dal D.Lgs. 127/2015, art. 1, le fatture elettroniche tra soggetti residenti o stabiliti in Italia sono emesse tramite Sistema di Interscambio.
- Un intermediario può trasmettere fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, ma la norma mantiene la responsabilità del soggetto che effettua l’operazione.
- Il caricamento in un archivio cloud è un’attività di lavoro; va distinto dalla conservazione dei documenti informatici.
- Quando la legge prescrive la conservazione, il sistema deve assicurare, per quanto vi è conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
- Per una contabilità in cloud utile servono documenti collegati all’operazione, eccezioni visibili, riconciliazioni da esaminare e un flusso concordato con il commercialista.
Che cosa può fare un software e che cosa resta da decidere
Un ambiente cloud può essere usato per raccogliere fatture, allegati, estratti conto, note di credito e informazioni interne. Può anche rendere più semplice condividere il materiale con chi segue la contabilità. Questo è utile se ogni documento ha un referente, una collocazione riconoscibile e uno stato operativo: disponibile, da chiarire oppure pronto per la verifica.
Restano invece decisioni del processo amministrativo: comprendere a quale operazione si riferisce un documento, richiedere un allegato mancante, spiegare un pagamento non riconoscibile, distinguere un’eccezione da un dato completo e definire chi interviene. Un abbinamento proposto da uno strumento tra fattura e movimento bancario può essere un punto di partenza, non la conclusione della verifica.
Perciò la domanda non è soltanto quale software usare. È necessario stabilire quali documenti arrivano, chi li esamina, quali informazioni accompagnano le eccezioni e con quale frequenza il materiale viene reso disponibile allo studio.
Fatturazione elettronica: il passaggio tramite sistema di interscambio
Nel perimetro indicato dall’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015, per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato sono emesse fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e il formato richiamato dalla norma. La fatturazione elettronica riguarda quindi un passaggio documentale disciplinato; non descrive da sola l’intero lavoro di raccolta, lettura e verifica necessario nella contabilità.
La stessa disposizione consente di avvalersi di intermediari per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, attraverso accordi tra le parti, mantenendo le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione. Operativamente, prima di affidarsi a un canale digitale conviene chiarire chi presidia emissione, ricezione, segnalazione degli scarti o delle anomalie e consegna delle informazioni mancanti.
Un file correttamente transitato nel canale previsto non contiene necessariamente il contesto interno utile a chi cura la contabilità: per esempio, il riferimento a un accordo, un allegato operativo o la spiegazione di una variazione. Queste informazioni vanno raccolte nel flusso aziendale senza sostituirle al documento elettronico.
Conservazione digitale: non coincide con una cartella cloud
La conservazione va trattata separatamente dall’archivio di lavoro. L’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 prevede una specifica condizione per cui gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti: fatture elettroniche e documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate.
Più in generale, l’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura per quanto in esso conservato autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le Linee guida. Di conseguenza, non è utile attribuire queste caratteristiche a un archivio cloud solo perché contiene copie o documenti consultabili.
La verifica pratica consiste nel distinguere: quali file sono usati per il lavoro quotidiano; quali documenti confluiscono nel sistema di conservazione; quale canale o soggetto è coinvolto; quali evidenze servono per ricostruire il percorso. Se l’assetto è incerto, la modifica di cartelle, accessi o fornitori va esaminata prima di considerarla una soluzione definitiva.
La contabilità in cloud richiede un flusso, non un deposito
La contabilità in cloud diventa governabile quando ogni documento può essere ricondotto a una domanda operativa: da dove proviene, a quale operazione si riferisce, chi può chiarirlo, quali allegati lo completano e se esiste un movimento da verificare. Questo non richiede che ogni cartella sia perfetta; richiede che ciò che manca resti visibile.
Un flusso essenziale può prevedere tre insiemi: fatture elettroniche e relative variazioni; pagamenti e incassi da confrontare; eccezioni che attendono un chiarimento. La prima nota e le riconciliazioni beneficiano di questo ordine perché il referente non deve ricostruire ogni volta da zero l’origine del dato. Per approfondire l’organizzazione dello scambio, Approfondisci: leggi come condividere fatture e documenti con il commercialista in una contabilità cloud ordinata.
L’errore frequente è usare un’unica cartella come deposito indistinto e rinviare le domande al momento della registrazione. Un archivio può apparire completo e rimanere poco utilizzabile se non mostra documenti mancanti, pagamenti senza riferimento o responsabilità non assegnate.
Scenario operativo: tre verifiche prima di dire che è tutto online
Una società raccoglie in cloud fatture elettroniche, estratti conto e documenti interni. A fine periodo ritiene di avere tutto disponibile. Prima di concludere che il flusso sia sotto controllo, affronta tre snodi distinti.
- Fattura presente, contesto incompleto. Una fattura è disponibile, ma manca l’allegato interno che permette al referente di spiegare l’operazione. Il documento resta nel flusso, con una richiesta di chiarimento e un responsabile assegnato.
- Movimento senza collegamento immediato. Un addebito compare nell’estratto conto, ma non è associato a un documento nella raccolta condivisa. L’azione utile è registrare l’eccezione e chiedere il riferimento pertinente, non forzare un abbinamento definitivo.
- Accesso senza compito esplicito. Più persone possono caricare file, ma nessuno controlla gli elementi incompleti. Occorre definire chi aggiorna la lista delle eccezioni e quando questa viene esaminata con lo studio.
Il caso tipo è un esempio organizzativo, non un risultato reale né una regola valida per ogni attività. Mostra perché il software può agevolare la visibilità dei dati, mentre il controllo richiede persone, passaggi e decisioni espliciti.
Ruoli, accessi e controlli periodici
Prima di ampliare accessi o modificare un canale di condivisione, è utile assegnare almeno quattro compiti: chi carica o rende disponibile il documento; chi richiede le integrazioni; chi segnala le eccezioni; chi prepara il materiale per la verifica contabile. Gli accessi devono essere coerenti con questi compiti e riesaminati quando cambiano persone o modalità di lavoro.
Il controllo interno periodico può concentrarsi su documenti attesi ma non disponibili, fatture da completare, movimenti da ricondurre a un riferimento e variazioni che richiedono attenzione. Frequenza e ampiezza vanno definite sul caso concreto, senza trasformare l’automazione in un sostituto della verifica. Può essere utile anche approfondire i controlli periodici su fatture elettroniche, registrazioni e riconciliazioni.
Quando coinvolgere il commercialista
È opportuno coinvolgere lo studio quando si progetta il flusso, quando le eccezioni si ripetono, quando cambiano accessi o deleghe, oppure quando non è chiaro quali documenti siano solo materiale di lavoro e quali rientrino nella conservazione. Alcuni passaggi possono richiedere un professionista abilitato in base al caso concreto.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio: documenti e modalità operative attuali, attività assegnate, accessi e deleghe, condivisione di fatture ed estratti conto, verifiche periodiche e organizzazione del flusso contabile cloud.
Nella prima richiesta indica la situazione, l’urgenza, i canali già utilizzati e una selezione iniziale delle criticità o dei documenti pertinenti. Trasmetti solo quanto necessario attraverso il canale indicato dal form.
Porta fatture e contabilità in cloud con un processo controllato
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